Service de plateforme de consultation électronique

La Direction des services aux étudiants (DSE) offre aux associations étudiantes de cycles reconnues un outil électronique pour consulter leurs membres sur diverses questions (vote, sondage, référendum, etc.).

Avantages du système de consultation électronique:

• Service gratuit
• Questionnaire transmis à l’ensemble de vos membres
• Identification au système par IDUL (une seule réponse par individu)
• Service de personnalisation de base* offert aux associations (texte de présentation, questions et choix de réponses)

*N’inclut pas les éléments suivants: ajout de photos, questions conditionnelles, graphisme ou changement de couleur.

Procédure

1. Assurez-vous d’avoir fait la mise à jour annuelle du dossier de votre association, car seules les associations reconnues peuvent bénéficier du service.
2. Complétez le formulaire de demande de consultation électronique.
3. Quand le questionnaire sera prêt, la DSE fera suivre l’hyperlien, qui sera utilisé pour la consultation, au responsable du scrutin pour approbation. Ce dernier devra approuver ou demander des corrections, dans les délais mentionnés dans le courriel de la DSE. La DSE ne peut garantir le respect de la date de mise en ligne si le responsable du scrutin ne répond pas dans ce délai.
4. Une fois approuvé, la DSE transmettra l’hyperlien pour la consultation électronique ainsi que la liste des membres à jour au responsable du scrutin et à la personne responsable de l’association étudiante.
5. L’association est responsable de transmettre l’hyperlien à ses membres et de faire les rappels auprès de ceux-ci, s’il y a lieu.
6. La DSE transmettra au responsable du scrutin le fichier Excel contenant les résultats de la consultation dans un délai maximum de 24 heures (en fonction des jours ouvrables) après la fermeture de la consultation.
7. Le responsable du scrutin est responsable de compiler les données et de faire parvenir les résultats à ses membres selon la procédure prévue par l’association.

Engagement de la Direction des services aux étudiants

• La DSE s’engage à respecter la confidentialité des données reçues et traitées pour les associations étudiantes;
• Elle agira strictement comme intermédiaire afin de mettre en place le système électronique et d’extraire les données obtenues lors de la consultation;
• En aucun temps, elle ne remettra les données à des tiers, ne diffusera ou ne communiquera les résultats d’une consultation;
• La DSE n’assure aucune révision des contenus ou corrections des éléments transmis dans le formulaire;
• La DSE assurera un soutien au responsable de la consultation pour l’utilisation du service de plateforme de consultation électronique;
• La DSE conservera pendant 30 jours les données de la consultation. Les données seront par la suite détruites.